SIRKULASI DAN PEMINJAMAN PADA PERPUSTAKAAN UMUM

SIRKULASI DAN PEMINJAMAN PADA PERPUSTAKAAN UMUM

Pengertian Sirkulasi dan Peminjaman

Sebelum membahas pengertian sirkulasi, sebelumnya akan dibahas mengenai perpustakaan umum. Pengertian perpustakaan umum menurut  Sulistyo-Basuki (1993 : 46), yaitu  "Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum".

Pendapat di atas mengemukakan bahwa, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum, tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan dan sebagainya. Perpustakaan ini dibiayai oleh dana umum serta jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma.

Perpustakaan umum berkembang karena perkembangan masyarakat dan tuntutan kebutuhan masyarakat  untuk mendapatkan informasi yang murah, yang terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat. Layanan perpustakaan umum menyediakan informasi yang sangat variatif, karena jenis pemustaka yang bervariasi pula, semua lapisan masyarakat dapat mengakses informasi yang disediakan oleh perpustakaan umum, mulai dari anak-anak hingga kalangan lanjut usia.

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang mempunyai arti perputaran, peredaran. Sedangkan dalam ilmu perpustakaan, kata sirkulasi sering dikenal dengan pemanfaatan bahan pustaka. Menurut Bafadal-Ibrahim (2000:24), “Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka.”

Dalam ilmu perpustakaan, pelayanan sirkulasi sering juga disebut dengan pelayanan peminjaman dan pengembalian pustaka. Namun, sebenarnya pengertian sirkulasi ini mencakup pengertian yang lebih luas, yakni “semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, dan penggunaan koleksi dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan (Lasa, 2008 : 213)”.

Menurut Sjahrial Pamuntjak (2000 : 97), “peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan”. Sedangkan Noerhayati (1987: 120), menyatakan bahwa “sirkulasi berupa kegiatan pelayanan pencatatan dalam pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan pustaka dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna”. Pendapat lain dikemukan oleh Soeatminah (1992 : 7)” layanan sirkulasi adalah “kegiatan kerja yang berupa memberikan bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka”.

Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagiaan peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal. Agar perpustakaan dapat memainkan peranya dengan baik/berdaya guna maka perpustakaan harus didukung oleh sarana, prasarana serta tenaga kerja pengelolah yang handal.

Kegiatan peminjaman adalah suatu proses pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dengan pengguna pada saat pengguna meminjam koleksi. Jenis koleksi yang umum dipinjamkan adalah koleksi yang berupa buku. “Dalam proses peminjaman perlu dilakukan pencatatan agar koleksi yang dipinjam mudah diidentifikasi, tempat koleksi mudah dikontrol, pengguna koleksi mudah diketahui dan batas waktu pengembalian mudah diprediksi (Syihabuddin-Qalyubi, 2007 : 224)”.

Prinsip dan Tujuan Pelayanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi adalah sebagai salah satu layanan pengguna. Prinsip-prinsip utama pelayanan pengguna yang baik tetap dipergunakan sebagai pedoman sebagaimana yang dinyatakan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruaan Tinggi (2004 : 7) bahwa prinsip-prinsip pelayanan pemakai adalah :

a.    Berorientasi kepada pemakai:

Pemilihan sistem, bentuk dan pelayanan pemakai lebih ditekankan atas dasar kebutuhan dan kepentingan pemakai.

b.    Bersifat universal:

Pelayanan pemakai yang baik adalah yang memandang pemakai sebagai keseluruhan dan bukannya sebagai individu. Oleh sebab itu keseragaman keadilan dan pemerataan haruslah diperhatikan dalam pelayanan.

c.    Menggunakan disiplin:

Pelaksanaan pelayanan pemakai dan berfungsi secara maksimal apabila diikuti dengan kedisiplinan baik pada pihak pemakai maupun pada pihak petugas perpustakaan.

d.   Cepat, tepat dan mudah:

Pelayanan pemakai yang baik adalah dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat dan mudah sehingga untuk itu perlu diselenggarakan tertib administrasi yang teratur, terarah, cermat, tetapi tidak membingungkan.

Adapun tujuan dari pelayanan sirkulasi menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 99) antara lain:

1.    Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin

2.    Mudah untuk mengetahui siapa yang meminjam koleksi tersebut, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain maka akan segera dapat diketahui alamat sipeminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian.

3.    Terjaminya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas, dengan demikian keadaan pustka akan terjaga.

·    Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan.

·    Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, pengunduran diri dari anggota perpustakaan.

·    Mengurusi keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam seperti denda.

·    Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

·    Tugas berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.

·    Bertanggungjawaban atas segala berkas peminjam

·    Pembuatan statistik.

·    Peminjaman antar perpustakaan.

·    Mengawasi urusan penitipan, tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.

4.    Koleksi.

5.    Apabila terjadi pelanggaran segera diketahui.

Purwono.dkk ( 2001 : 134) menyatakan bahwa kegiatan sirkulasi meliputi :

·    Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan.

·    Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, pengunduran diri dari anggota perpustakaan.

·    Mengurusi keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam seperti denda.

·    Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.

·    Tugas berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.

·    Bertanggungjawaban atas segala berkas peminjam

·    Pembuatan statistik.

·    Peminjaman antar perpustakaan.

·    Mengawasi urusan penitipan, tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.

Petugas Layanan Sirkulasi

Untuk dapat melayani berbagai kebutuhan pemustaka, yang paling dominan adalah peran tenaga perpustakaan atau pustakawan, karena pustakawan merupakan ujung  tombak dalam layanan informasi di perpustakaan. Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan.

Di perpustakaan umum, sebagai perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat, kebutuhan pemustaka lebih beragam, dan semuanya menginginkan terpenuhinya kebutuhan mereka akan informasi ada di perpustakaan. Bervariasinya jenis pemustaka yang dilayani menuntut pelayanan informasi yang lebih bervariasi dan beragam pula. Hal tersebut merupakan tantangan pustakawan, dimana semua pemustaka menginginkan terpenuhi dan terpuaskannya kebutuhan  mereka akan informasi. Peran pustakawanlah yang diharapkan mampu membantu mereka menemukan informasi yang diinginkan.

Untuk dapat melaksanakan peran dan fungsi dengan baik, pustakawan harus selalu meningkatkan kompetensi dan profesionalismenya. Kompetensi dan profesionalisme pustakawan tidak dapat datang dengan sendirinya, namun harus digali dan dikembangkan. Kompetensi professional pustakawan, terkait dengan beberapa kemampuan yang harus dimiliki, diantaranya :

1)   Pengetahuan pustakawan dalam hal pengetahuan tentang isi sumber-sumber informasi, termasuk kemampuan untuk mengevaluasi dan menyaring sumber-sumber tersebut secara kritis.

2)   Mengembangkan dan mengelola layanan informasi dengan baik, mudah diakses dan efektif dalam pembiayaan.

3)   Menyediakan bimbingan dan bantuan terhadap pemustaka.

4)   Melakukan survey kebutuhan pemustaka termasuk macam produk informasi.

5)   Mengetahui dan mampu mengunakan teknologi informasi untuk pengadaan, pengorganisasian dan penyebaran informasi.

6)   Mengevaluasi penggunaan informasi dan secara berkelanjutan memperbaiki layanan informasi untuk menanggapi perubahan kebutuhan.

Selain kompetensi secara umum yang harus dimiliki pustakawan tersebut, secara individu pustakawan juga harus memiliki kompetensi lain untuk mendukung optimalisasi ketugasan, yaitu  bahwa pustakawan juga harus memiliki :

a)    Komitmen untuk memberikan layanan yang terbaik.

b)   Mampu mencari peluang dan melihat kesempatan baru didalam maupun diluar perpustakaan.

c)    Berpandangan luas.

d)   Mampu mencari mitra kerja.

e)    Mampu menciptakan lingkungan kerja yang dihargai dan dipercaya.

f)    Memiliki keterampilan berkomunikasi yang efektif.

g)   Dapat bekerjasama secara baik dalam satu tim.

h)   Memiliki sifat kepemimpinan.

i)     Mampu merencanakan.

j)     Memprioritaskan dan memusatkan pada suatu hal yang kritis, serta memiliki sifat positif dan fleksibel dalam menghadapi perubahan.

k)   Kemampuan menggunakan peralatan computer.

l)     Menguasai peralatan teknologi informasi

m) Menguasai teknologi jaringan

n)   Menguasai intranet dan internet.

Waktu Pelayanan Sirkulasi dan Peminjaman

Waktu pelaksanaan kegiatan sirkulasi berbeda-beda pada setiap perpustakaan. Terkadang jam buka layanan disesuaikan dengan jam masuk kerja institusi yang menaungi perpustakaan tersebut. Tetapi biasanya kegiatan sirkulasi mulai dilakukan pada saat isi ruangan perpustakaan sudah dibenahi. Dalam artian, layanan sirkulasi dimulai beberapa menit setelah perpustakaan dibuka (biasanya setengah jam).

Contoh jam buka layanan di Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kota Batam : :

(1) Hari Senin s/d Kamis Pukul 08.00 WIB – 15.30 WIB ( istirahat pukul 12.00 WIB s/d 13.00 WIB).

(2) Hari Jum’at Pukul 08.00 WIB – 16.00 WIB ( istirahat pukul 11.30 WIB s/d 13.00 WIB).

(3) Hari Sabtu Pukul 08.00 WIB – 11.30 WIB ( Piket sabtu siaga).

(4) Hari Minggu dan Hari – hari besar nasional yang berlaku LIBUR.

Tempat Pelayanan Sirkulasi

Pada umumnya, kegiatan layanan sirkulasi dilakukan pada bagian depan perpustakaan. Hal tersebut dikarenakan layanan sirkulasi merupakan layanan utama pada perpustakaan. Selain itu, layanan sirkulasi dibuat di depan untuk memudahkan pengguna. Letak layanan sirkulasi biasanya menjadi jalan keluar pengguna ketika selesai menggunakan layanan perpustakaan.

Ketika pengguna telah mendapatkan buku yang ingin dipinjam, maka pengguna kembali ke bagian depan (layanan sirkulasi) dan sekalian jalan keluar. Ketika seorang pengguna ingin mengembalikan buku, maka pengguna tersebut dapat langsung menemui petugas layanan sirkulasi di bagian depan perpustakaan.

Alasan Layanan Sirkulasi Dilakukan

a. Pengunjung dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan semaksimal mungkin.

b. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, di mana alamatnya, serta kapan koleksi itu harus kembali.

c. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas, sehingga keamanan bahan pustaka akan terjaga.

d. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

e. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

Sistem Layanan Sirkulasi

1.    Sistem Pelayanan Terbuka

Sistem layanan terbuka merupakan cara yang dapat membantu pengguna perpustakaan untuk mencari informasi yang dibutuhkan secara langsung ke rak. Pada perpustakaan tinggi yang melayanai civitas akademika dan koleksi yang banyak biasanaya menggunakan sistem layanan terbuka.

Sistem layanan terbuka memberikan kebebasan kepada pengguna perpustakaan memilih dan mengambil sendiri pustaka yang dikehendakinya dari ruang koleksi.

Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka adalah:

a.    Kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakanya.

b.    Menghemat tenaga. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengembalikan pustakawan hanya mencatat kemudian mengembalikan buku-buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu juga.

c.    Judul-judul buku yang diketahui lebih banyak.

d.   Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam.

e.    Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari maka saat itu pula dapat memilih judul buku yang relevan.

f.     Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham.

Kerugian atau kelemahan dari sistem layanan terbuka adalah:

a.    Frekwensi kerusakan lebih besar.

b.    Memerlukan ruangan yang lebih luas. Sebab letak rak satu dengan yang lain memerlukan jarak yang longgar.

c.    Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering menyusun buku.

d.   Pengguna yang pertama kali datang keperpustakaan itu sering bingung.

2.    Sistem Layanan Tertutup

Sistem layanan tertutup tidak memperkenankan pengguna memasuki ruang koleksi

Sjahrial-Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan (2000:103), “ Menyatakan bahwa pelayanan pemakai sistem tertutup merupakan pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka”.

Pada sistem pelayanan tertutup setiap pengguna harus mengetahui lebih dahulu dengan jelas pengarang judul buku atau subjek yang diinginkan kemudian meminta petugas perpustakaan mencarikannya keruang koleksi. Dalam sistem ini,

pengguna harus menggunakan katalog yang disediakan untuk memilih pustaka yang diperlukanya.

Keuntungan menggunakan sistem layanan tertutup adalah:

a.    Susunan koleksi akan tetap rapi karena hanya petugas perpustakaan yang dapat masuk kejajaran koleksi.

b.    Terjadinya kehilangan dan kerusakan bahan perpustakaan dapat diperkecil.

c.    Ruangan perpustakaan yang disediakan tidak perlu luas.

d.   Untuk koleksi yang sangat rentan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.

Dari pendapat di atas keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan tertutup adalah terjaganya kondisi buku dirak dan kehilangan buku dapat dikendalikan, ruangan yang dibutuhkan untuk koleksi perpustakaan tidak terlalu luas dan untuk koleksi yang mudah rusak sistem ini sangat baik digunakan.

Kerugian menggunakan sistem layanan tertutup :

a.    Dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku dan jumlah halaman.

b.    Judul buku yang dipilih melalui katalog kartu maupun online tidak selalu menggunakan buku yang dimaksud.

c.    Pengguna tidak dapat melakukan browsing dijajaran rak.

d.   Jika peminjam banyak, dan tugas perpustakaan relatif terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama.

Kerugian yang didapat dengan sistem layanan tertutup sangat penting diperhatikan karena dengan sistem ini biasanya pengguna akan sulit mencari buku yang dikehendakinya dan tenaga perpustakaan yang kurang memadai akan membuat pencarian bahan pustaka memerlukan waktu yang lama.

Pelayanan di perpustakaan sangatlah penting bagi penggunanya. Layanan perpustakaan yang ramah dan profesional juga ikut berperan dalam menumbuhkan kenyamanan bagi pengguna, agar pengguna betah berkunjung ke perpustakaan.

Syarat-syarat sirkulasi yang baik menurut Lasa (2008 : 170), yaitu sebagai berikut:

1)   Mekanisme kerja dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan benar; sistem kerja manual maupun dengan mesin (seperti komputer) sebaiknya dapat diselesaikan dengan cepat, tepat, dan benar.

2)   Dapat menjaga keamanan koleksi dan pengguna; sistem pengaturan ruangan, pintu, dan meja kursi dapat menciptakan keamanan koleksi serta kenyamanan pengguna.

3)   Administrasi sirkulasi yang tepat; sistem pencatatan sirkulasi sebaiknya dapat dilakukan dengan benar, praktis, dan tidak menimbulkan kesalahpahaman dengan pengguna. Untuk itu dalam penerapan administrasi sirkulasi perlu dikerjakan seteliti mungkin.

Peminjaman

Langkah-langkah peminjaman pustaka sebagai berikut:

1.    Peminjam menunjukkan kartu anggota yang masih berlaku.

2.    Petugas mencatat.

a)    Nomor atau nama anggota yang bersangkutan.

b)   Tanggal kembali pada kartu buku.

c)    Tanggal kembali pada lembaran tanggal kembali (date due slip) untuk mengingatkan peminjam waktu penggembalian buku.

d)   Nomor panggil buku(call number) dan tanggal kembali buku pada kartu induk peminjaman anggota bersangkutan, bila menggunakan sistem kartu besar.

3.    Peminjam menanda tangani kartu buku.

4.    Buku diserahkan kepada peminjam.

5.    Petugas menyusun kartu buku pada kotak kartu buku berdasarkan tanggal kembali.

6.    Petugas menyusun kartu induk peminjaman berdasarkan nomor urut kartu anggota atau abjad nama peminjam pada sistem buku besar.

Semua langkah kerja peminjaman bertujuan untuk :

a)    Menggunakan koleksi dan menghindari hilangnya bahan pustaka.

b)   Mengetahui siapa peminjam buku serta berapa jumlah buku yang dipinjamnya.

c)    Mengetahui batas waktu pengembalian buku-buku yang sedang beredar.

Prosedur meminjamkan bahan Pustaka adalah sebagai berikut:

1)   Pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan.

2)   Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna.

3)   a. pada perpustakaan yang menganut sistem tetutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:

                    i. Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi.

                  ii. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir.

b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:

                    i. Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya

                  ii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kemabli pada kartu buku yang tersimpan pada katalog buku.

                iii. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali.

                iv. Petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali.

4)   Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan.

5)   Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna.

6)   Petugas menyusun kartu pada kotak sebagai berikut:

a)    Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian

b)   Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan.

7)   Petugas menyusun kartu peminjaman dalam kotak kartu pinjaman menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.

DAFTAR PUSTAKA

Sari, Retna. "Sistem Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Pertaniaan-Agrobisnis Perkebunan (STIP-AP) Medan." USU Institutional Repository. Universitas Sumatera Utara, 28 Agu. 2010. Web. 09 June 2015. <http://repository.usu.ac.id/handle/123456789/19665/ >

Matori, Mamik. "Laporan Tugas Arsi (Sistem Sirkulasi Buku Pada Perpustakaan Umum)." Slideshare. 20 June 2013. Web. 9 June 2015. <http://www.slideshare.net/mamikmatori/laporan-tugas-arsi-sistem-sirkulasi-buku-pada-perpustakaan-umum>.

Hastuti, Indriyati Rini. "Pustakawan Perpustakaan Umum Dan Tantangannya." Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kabupaten Kulon Progo, 18 Nov. 2013. Web. 10 June 2015. <http://perpustakaan.kulonprogokab.go.id/article-93-pustakawan-perpustakaan-umum-dan-tantangannya.html>.

"STANDAR PELAYANAN." Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kota Batam. Web. 9 June 2015. <http://skpd.batamkota.go.id/perpustakaan/standar-pelayanan/>.